中山市工程勘察设计行业协会印章和文件管理制度

 第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质, 依据《广东省行业协会条例》和《中山市工程勘察设计行业协会章程》制定本制度。

第二条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，依照本管理制度履行职责。

第三条 秘书处行文使用两个文号，即“中勘设协Х”和“中勘设秘Х”。“中勘设协Х”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖协会印章。“中勘设秘Х”是以秘书处的名义发出的文件，主要是具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，该文号需加盖秘书处印章。

第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。

第五条 以“中勘设协”发出的各类文件需经本会会长签发，以“中勘设秘”发出的各类文件需经本会秘书长签发。

第六条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。

第七条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收和归档。

第八条 每年协会或秘书处行文或收文应在当年底组合成册，标识后归档保存。

第九条 协会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第十条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。

第十一条 协会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

第十二条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。

第十三条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。

第十四条 本制度经二届三次理事会审议通过后生效，由理事会解释。